یکی از اجزای نظام پایش و ارزیابی «حمایت، ارتباطات و فرهنگ» است که در کتاب Making Monitoring and Evaluation Systems Work A CAPACITY DEVELOPMENT TOOLKIT به طور مفصل به آن پرداخته شده. در این پست به این جزء مهم در نظام پایش و ارزیابی می پردازیم:
بسیاری از
سازمان ها اقدام به ایجاد استراتژی های حمایت و ارتباطات کرده اند تا مشخص کنند که
برنامه شان برای انتقال پیام ها در مورد طرح های سازمان به عموم مردم، ذینفعان خاص
و مخاطبان هدف چیست. اما تعداد کمی از این استراتژی ها به نیاز به حمایت و
ارتباطات پایش و ارزیابی اشاره می کنند. وجود فرهنگی مثبت در رابطه با پایش و
ارزیابی بخشی مهم و ضروری برای داشتن محیطی توانمندساز برای نظام پایش و ارزیابی
سازمان است.
نتایج
حاصل از اجرای این جزء:
نتایج
بلند مدت: دانش کسب
شده و تعهد ایجاد شده نسبت به پایش و ارزیابی و نظام پایش و ارزیابی در میان سیاست
گذاران، مدیران طرح، کارکنان طرح و سایر ذینفعان
نتایج
میان مدت و کوتاه مدت:
-
برنامه حمایت و ارتباطات پایش و ارزیابی به
عنوان بخشی از استراتژی ارتباطات ملی (در صورت وجود). این برنامه باید اهداف
اقدامات حمایت و ارتباطات، مخاطبان هدف، پیغام های کلیدی که باید منتقل شوند و
کانال های حمایت و ارتباطات را مشخص نماید.
-
پایش و ارزیابی منعکس شده در برنامه ریزی و
سیاست های طرح ملی که قرار است پایش شود.
-
اقدامات حمایتی پایش و ارزیابی برنامه ریزی
شده، ساختاریافته و هدفمند.
-
مواد پایش و ارزیابی برای مخاطبان مختلف برای
انتقال پیام های کلیدی (همان طور که در برنامه حمایت و ارتباطات تعریف شده اند)
مزایای
حمایت، ارتباطات و فرهنگ برای یک نظام پایش و ارزیابی:
- حمایت و
ارتباطات موثر در یک نظام پایش و ارزیابی به دلایل زیر اهمیت دارند:
-
به غلبه بر شکاف دانش و درک اشتباه مفاهیم کمک
میکند.
-
به پایش و ارزیابی کمک میکند به عنوان یکی از
جریان های اصلی وظایف سازمانی در نظر گرفته شود.
-
به اثرگذاری روی استراتژی ها و سیاست ها کمک
میکند تا ویژگی های مورد نیاز برای پایش و ارزیابی را شامل شوند.
-
به تشویق و قانع کردن سازمان ها و افراد برای
انجام وظایف پایش و ارزیابی شان کمک میکند.
-
تقاضا برای داده ایجاد میکند که این تقاضا به
نوبه خود ایجاد یک نظام پایش و ارزیابی را در اولویت قرار می دهد.
-
به کاهش سیستم های تکرار در گزارش دهی کمک می
کند.
نکات
اجرایی در رابطه با حمایت، ارتباطات و فرهنگ:
1)
چرا فکر کردن در مورد نیازها، دیدگاه و منافع
افرادی که میخواهید حمایت آنها را به دست بیاورید اهمیت دارد؟
برای
تحریک افراد به داشتن نظر مثبت نسبت به پایش و ارزیابی و جلب حمایت آنها از نظام
پایش و ارزیابی، آنها باید پایش و ارزیابی را در راستای نیازهای خود و مرتبط با
ارزش های خود یا تیمشان ببینند. اگر بتوانید نیازها و منافع آنها را درک کنید،
میتوانید با توجه به آن نیازها ضرورت وجود نظام پایش و ارزیابی را برایشان شرح
دهید و اعتماد و حمایت آنها را جلب کنید.
2)
چه کسی باید اقدامات حمایت و ارتباطات را رهبری
کند؟
برای نظام
های پایش و ارزیابی دولتی، واحدهای پایش و ارزیابی وزارتخانه ها یا سازمان ها و
همین طور اعضای گروه کاری فنی پایش و ارزیابی باید همگی در مورد نظام پایش و
ارزیابی با یکدیگر ارتباط داشته باشند. باید وزارتخانه ها مسئول تمامی ارتباطات و
جلب حمایت ها در رابطه با فعالیت های پایش و ارزیابی مرتبط با وزارتخانه خود
باشند. برای نظام های پایش و ارزیابی سازمان های سازمان های مستقل، میتواند برعهده
هر فردی در سازمان باشد که از دانش کافی و نظر مثبت نسبت به پایش و ارزیابی
برخوردار باشد.
3)
مسائل رایج پایش و ارزیابی در حمایت و
ارتباطات. مسائل پایش و ارزیابی که باید ارتباطات در مورد آنها صورت بگیرد بستگی
به چالش هایی دارند که یک نظام پایش و ارزیابی با آنها مواجه است.
4)
اقدامات حمایت و ارتباطات باید به چه کسی گزارش
داده شوند؟
مخاطبان
هدف بستگی به پیغامی دارند که باید منتقل شود و اینکه چه کسی در سازمان یا فراتر
از آن با پایش و ارزیابی مخالف است. مخاطبان هدف احتمالا هم کارکنان داخلی (مدیران
سازمان و کارکنان) و سایر افراد خارج از سازمان (مدیران ارشد در وزارتخانه مربوطه،
رسانه ها، تامین کنندگان مالی، دانشگاه ها و مراکز تحقیقاتی و ...) خواهند بود.
5)
چه نوع کانال های ارتباطی بهترین کارکرد را
دارند؟
کانال
ارتباطی مشخصی وجود ندارد که بهترین عملکرد را در اقدامات حمایت و ارتباطات پایش و
ارزیابی داشته باشد. ایجاد یک فرهنگ مثبت برای پایش و ارزیابی نیاز به زمان،
دیپلماسی، تلاش و درک صحیح دارد از علت اینکه چرا برخی افراد نظرات خاصی در مورد
پایش و ارزیابی دارند. اما کانال های اصلی در این زمینه عبارتند از: کانال های
شخصی، موارد چاپی، ارائه های پاورپوینت استاندارد و پیام های رادیویی.
6)
کدام کدام تکنیک های حمایتی بهتر جواب می دهند؟
قانون ساده
ای برای اینکه کدام تکنیک بهتر عمل می کند وجود ندارد، این بستگی به پیغام ها و
مخاطبان مختلف دارد که از کدام تکنیک ها استفاده کنیم. تکنیک های چاپی، الکترونیکی
یا رویدادهای اجتماعی. چاپ پیام های مهم در روزنامه ها، کتاب ها، مجلات، بروشورها،
پوسترها، بنرها و .... تکنیک های الکترونیکی مثل ایمیل، اینترنت، رادیو، تلویزیون،
ویدئو، تلفن همراه. یا برگزاری جلسات، تئاتر، سرود یا دیگر رویدادهای اجتماعی.
7)
اجرای برنامه های حمایت و ارتباطات: تخصیص این
مسئولیت به تیمی کوچک که نظام پایش و ارزیابی و ارزش آن را درک کرده و بتواند
ارتباط خوبی برقرار کند.
8) پایش، ارزیابی و گزارش دهی در مورد حمایت و
ارتباطات برای پایش و ارزیابی. کارهای مربوط به حمایت و ارتباطات به طور نرمال در
چارچوب و الزامات نظام پایش و ارزیابی پایش شده و گزارش می شود. اما وقتی این نظام
وجود نداشته باشد، برنامه ساده شده ای برای پایش، ارزیابی و گزارش دهی اقدامات
انجام شده در رابطه با جلب حمایت ها ایجاد و اجرا می شود.
دریافت کتاب Making Monitoring and Evaluation Systems Work : A Capacity Development Toolkit
نو نویسنده: زهره قاسمی